INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV
PRI PROJEKTE POLIANKY
1. Pre koho sú tieto informácie určené?Tento dokument upravuje informácie o ochrane osobných údajov klientov a záujemcov o byty v Poliankach spoločnosťou PORONDA Immobilier, s.r.o., so sídlom: Zochova 754/6-8, 811 03 Bratislava - mestská časť Staré Mesto, IČO: 36 264 270, zápis v obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka č. 152446/B (ďalej len „prevádzkovateľ“).
Otázky, pripomienky a žiadosti k tomuto dokumentu a informáciám v ňom uvedených prijíma prevádzkovateľ na emailovej adrese dataprotection@porondafacility.sk.
2. Ktoré základné pojmy dokument používa?
Úvodom by sme Vás radi oboznámili so základnými pojmami, ktoré sú uvedené v tomto dokumente a ktoré Vám pomôžu lepšie tomuto dokumentu porozumieť.
Cookies – malé textové súbory, ktoré webový server umiestňuje do počítača používateľa webovej stránky, ktoré ukladajú údaje o nastaveniach, prezeraných stránkach, údajoch zadávaných do formulárov a pod.
Dotknutá osoba – fyzická osoba, ku ktorej sa osobné údaje vzťahujú, teda aj klient prevádzkovateľa.
Informačný systém – usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, napr. zmluvná dokumentácia, webová stránka, priamy marketing a pod.
Nariadenie GDPR – Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane osobných údajov pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
Osobitné kategórie osobných údajov – citlivý osobný údaj, ktorý má špecifický charakter, ako napr. údaje o zdravotnom stave alebo biometrický údaj umožňujúci identifikáciu osoby.
Osobný údaj – akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, napr. meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, rodné číslo, telefónne číslo, emailová adresa, podpis, podobizeň, správanie sa na internete, pracovná pozícia, národnosť, EČV a pod.
Oprávnený záujem – záujem prevádzkovateľa alebo aj iného subjektu, z ktorého vyplýva potreba spracúvania osobných údajov, ak prevažuje nad záujmami dotknutej osoby, napr. ochrana majetku prostredníctvom kamerových systémov, prevádzkovanie sociálnych sietí, vybavovanie požiadaviek cez kontaktný formulár.
Prevádzkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá určuje účel a prostriedky spracúvania osobných údajov; spracúvaním môže prevádzkovateľ poveriť sprostredkovateľa.
Príjemca – fyzická osoba, právnická osoba, orgán verejnej moci alebo iný subjekt, ktorému sú osobné údaje poskytované (okrem dozorných a kontrolných orgánov).
Profilovanie – akékoľvek automatické spracúvanie osobných údajov, ktoré je používané s cieľom vyhodnotiť konkrétne osobné aspekty fyzickej osoby, napr. správanie sa na internete a vytváranie profilov na základe tohto správania sa.
Spracúvanie osobných údajov – činnosť, ktorú prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ vykonáva s osobnými údajmi ako je ich získavanie, zaznamenávanie, prehliadanie, uchovávanie, poskytovanie, kopírovanie, likvidácia a pod.
Sprostredkovateľ – fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá spracúva osobné údaje pre prevádzkovateľa v jeho mene, napr. externá účtovná spoločnosť, realitná kancelária, poskytovateľ Facility Managementu a pod.
Účel – dôvod, prečo prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, napr. predzmluvné a zmluvné vzťahy, emailová komunikácia, vybavenie požiadavky, propagácia služieb a pod.
Zákon o ochrane osobných údajov – zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
3. Aké práva majú dotknuté osoby?
Prevádzkovateľ kladie dôraz na rešpektovanie Vašich práv. Ako dotknutá osoba máte tieto práva:
Právo na informácie
Máte právo na informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov. Za týmto účelom sú prijaté vhodné opatrenia, aby Vám tieto informácie boli riadne poskytnuté. Prevádzkovateľ si plní informačnú povinnosť prostredníctvom tohto dokumentu, ktorý Vám bude trvalo dostupný na www.polianky.sk.
Právo na odvolanie udeleného súhlasu
V prípade, ak ste nám udelili súhlas na spracúvanie svojich osobných údajov, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním. Prevádzkovateľ aktuálne spracúva osobné údaje na základe Vášho súhlasu napr. pri používaní cookies.
Právo na prístup k údajom
Prevádzkovateľ Vám na základe žiadosti vydá potvrdenie o spracúvaní Vašich osobných údajov, ako aj informácie o účeloch ich spracúvania, o kategóriách spracúvaných osobných údajov, o kategóriách príjemcov, o dobe ich uchovávania, o zdroji osobných údajov, pokiaľ osobné údaje neboli získané priamo od Vás a o ďalších Vašich právach, ktoré si môžete uplatniť. Prevádzkovateľ Vám na Vašu žiadosť poskytne bezplatne aj kópiu Vašich osobných údajov, ktoré spracúva.
Právo na opravu
Máte právo na spracúvanie správnych a aktuálnych údajov. Prevádzkovateľ vykonáva aktualizáciu údajov na Vašu žiadosť, prípadne po overení týchto údajov v rámci komunikácie s Vami.
Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“)
Za určitých podmienok máte právo na vymazanie Vašich osobných údajov, a to najmä, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali; ak ste odvolali svoj súhlas, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; ak namietate oprávnený záujem na spracúvanie údajov zo strany prevádzkovateľa alebo pokiaľ sa osobné údaje spracúvali nezákonne. Po zvážení zákonných podmienok Vašej žiadosti vyhovieme, prípadne Vás budeme informovať, prečo osobné údaje vymazať nemôžeme.
Právo na obmedzenie spracúvania
Za určitých podmienok máte právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov zo strany prevádzkovateľa, a to najmä, ak napadnete správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov; ak je spracúvanie osobných údajov protizákonné a Vy žiadate obmedzenie ich spracúvania; ak ich prevádzkovateľ už nepotrebuje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov; ak ste namietali oprávnené záujmy prevádzkovateľa, prevádzkovateľ ich spracúvanie obmedzí, až do overenia týchto oprávnených záujmov. Po zvážení zákonných podmienok Vašej žiadosti vyhovieme, prípadne Vás budeme informovať, prečo žiadosti vyhovieť nemôžeme.
Právo na prenosnosť údajov
Právo na prenos osobných údajov k inému prevádzkovateľovi prevádzkovateľ vykoná výlučne na Vašu žiadosť a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte v prípade, ak sa spracúvanie osobných údajov zakladá na Vašom súhlase, prípadne na plnení zmluvy s prevádzkovateľom a ak sa toto spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami, ktoré takýto prenos umožňujú.
Právo namietať
Za určitých podmienok máte právo namietať spracúvanie Vašich osobných údajov vykonávané na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa. Prevádzkovateľ tieto osobné údaje nebude ďalej spracúvať, pokiaľ v konkrétnom prípade nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody tohto spracúvania.
Automatické individuálne rozhodovanie vrátane profilovania
Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie, ani profilovanie.
Právo na účinný súdny prostriedok nápravy
Ako dotknutá osoba máte právo na súdny prostriedok nápravy, ak sa domnievate, že v dôsledku spracúvania osobných údajov v rozpore s Nariadením GDPR alebo Zákonom o ochrane osobných údajov došlo k porušeniu Vašich práv. Návrh na začatie konania môžete podať na príslušnom súde.
Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov
Máte právo kedykoľvek sa obrátiť s podnetom, či sťažnosťou vo veci spracúvania osobných údajov na dozorný orgán, a to na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika, IČO: 36 064 220, tel. č.: +421/2/3231 3214, webové stránky https://dataprotection.gov.sk/uoou/.
4. Ako si môžete svoje práva u prevádzkovateľa uplatniť?
Svoje práva si môžete uplatniť písomne:
- poštou na adresu prevádzkovateľa;
- emailom na adresu: dataprotection@porondafacility.sk.
Každú žiadosť zaevidujeme a vybavíme bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca. V tejto lehote Vás informujeme o opatreniach, ktoré sme na základe tejto žiadosti prijali. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní komplexnosť žiadosti a počet žiadostí. O predĺžení lehoty Vás budeme informovať do jedného mesiaca od jej podania spolu s odôvodnením zmeškania lehoty.
Oznámenie o spôsobe vybavenia žiadosti sa podáva rovnakým spôsobom, akým bola žiadosť podaná, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob. V prípade, ak oznámenie obsahuje osobné údaje osobitnej kategórie, oznámenie posielame výlučne osobne alebo poštou do vlastných rúk.
Vaše žiadosti vybavujeme bezplatne. Ak je však žiadosť zjavne neopodstatnená alebo opakovaná, môžeme za jej vybavenie žiadať:
- primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady,
- odmietnuť konať.
5.1. Uzatváranie a plnenie zmlúv (rezervačné, nájomné, kúpne)
v rozsahu: bežné osobné údaje, a to titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, štátna príslušnosť, emailová adresa, telefónne číslo, údaje o bankovom účte, podpis.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je predzmluvný vzťah a plnenie zmluvy medzi prevádzkovateľom a záujemcom prípadne klientom.
5.2. Zmluvná dokumentácia (preberacie protokoly)
v rozsahu: bežné osobné údaje, a to meno, priezvisko, podpis.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zmluvy medzi prevádzkovateľom a klientom.
5.3. Účtovníctvo
v rozsahu: bežné osobné údaje, a to titul, meno, priezvisko, adresa, údaje o bankovom účte.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
5.4. Uplatňovanie práv (sporová a nesporová agenda)
v rozsahu: bežné osobné údaje spracúvané v informačných systémoch prevádzkovateľa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon, a to najmä zákon č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Z. z. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 300/2015 Z. z. Trestný zákon v znení neskorších predpisov a pod.
5.5. Emailová komunikácia
v rozsahu: bežné osobné údaje, a to identifikačné údaje, kontaktné údaje a iné osobné údaje poskytnuté záujemcom alebo klientom prostredníctvom emailovej komunikácie.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem prevádzkovateľa používať emailovú komunikáciu aj na spracúvanie osobných údajov.
5.6. Priamy marketing
v rozsahu: bežné osobné údaje, ako je emailová adresa.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je súhlas v prípade záujemcu prevádzkovateľa a oprávnený záujem v prípade klienta prevádzkovateľa.
5.7. Plnenie zákonných povinností na úseku ochrany osobných údajov
v rozsahu: bežné osobné údaje, ako titul, meno, priezvisko, email, telefónne číslo, adresa, podpis spracúvané pri uplatnení práv dotknutý osôb, napr. prostredníctvom Žiadosti o uplatnení práv dotknutých osôb.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je plnenie zákonných povinností podľa Zákona o ochrane osobných údajov a Nariadenia GDPR.
5.8. Poskytovanie údajov orgánom verejnej správy
v rozsahu: bežné osobné údaje poskytované v súlade so zákonom.
Právnym základom je plnenie zákonných povinností podľa zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov; zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení ďalších zákonov v znení neskorších predpisov a pod.
5.9. Správa prijatých a odoslaných zásielok
v rozsahu: bežné osobné údaje, ako je titul, meno, priezvisko, adresa, emailová adresa, telefónne číslo.
Právnym základom je zákon č. 342/2011 Z. z. o poštových službách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
5.10. Uchovávanie a likvidácia archívnych záznamov
v rozsahu: bežné údaje a citlivé údaje uchovávané ako archívne záznamy v súlade so zákonom.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
5.11. Vybavovanie požiadaviek cez webový formulár
v rozsahu: bežné osobné údaje, a to meno, priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem na vybavení požiadavky užívateľa webovej stránky.
5.12. Prevádzkovanie sociálnych sietí
v rozsahu: bežné osobné údaje, a to údaje, ktoré dotknutá osoba zverejnila na sociálnych sieťach, ako ich používateľ.
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem prevádzkovateľa na používaní sociálnych sietí na propagáciu svojich služieb a projektov.
5.13. Ochrana majetku prostredníctvom kamerových systémov
v rozsahu: bežné osobné údaje, ako je podobizeň a správanie sa osoby v monitorovanom priestore
Právnym základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem prevádzkovateľa prípadnej tretej strany na ochrane ich majetku.
Viac informácií o spracúvaní osobných údajov prostredníctvom kamerového systému nájdete TU.
5.14. Cookies
www.google-analytics.com
v rozsahu: anonymizované štatistické údaje o prezeraní stránky
script-crazyegg.com
v rozsahu: funkcie a nastavenia prehliadača používateľa
connect.facebook.net
v rozsahu: údaje o prezeraní stránky s prepojením na www.facebook.com
googleads.g.doubleclick.net
v rozsahu: údaje o vyhľadávaní cez Google
Právnym základom spracúvania osobných údajov je súhlas používateľa webovej stránky.
6. Ako, kedy a od koho prevádzkovateľ Vaše osobné údaje získava?
Prevádzkovateľ získava osobné údaje:
- pri uzatváraní a plnení zmluvných vzťahov,
- prostredníctvom emailovej, telefonickej, osobnej a poštovej komunikácie,
- odoslaním kontaktného formulára na webovej stránke,
- podaním žiadosti o uplatnenie práv dotknutých osôb,
- používaním webovej stránky prostredníctvom cookies,
- zverejňovaním údajov na sociálnej sieti Facebook,
- vstupom do monitorovaného priestoru prevádzkovateľa prípadne tretej strany.
K osobným údajom môžu mať prístup:
- dozorné a kontrolné orgány verejnej moci,
- orgány verejnej moci pri plnení ich zákonných povinností a úloh vo verejnom záujme,
- právne zastúpenie prevádzkovateľa,
- vedenie účtovníctva,
- poskytovateľ webovej platformy a hostingu,
- poskytovatelia cookies a sociálnej siete,
- realitná kancelária,
- poskytovateľ administratívnych činností na úseku ochrany osobných údajov,
- poskytovateľ služieb Facility Manažmentu,
- poštové a prepravné spoločnosti.
8. Ako dlho prevádzkovateľ osobné údaje uchováva? Osobné údaje spracúvané na základe zákona sa uchovávajú v súlade s týmito zákonmi a v ostatných prípadoch nasledovne:
Zmluvy a príslušné zmluvné dokumenty - 10 rokov
Emailová komunikácia - po dobu vybavenia požiadavky
Formulár na webovej stránke - 3 roky
Priamy marketing - do odvolania súhlasu/3 roky
Kamerové záznamy - 7 dní
Cookies:
www.google-analytics.com - 6 mesiacov
script-crazyegg.com - neuchováva sa
connect.facebook.net - 3 mesiace
googleads.g.doubleclick.net - 24 mesiacov
Po ukončení doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom zlikvidované.